“Cực kỳ quan trọng nhưng chả ai dạy cho bạn cả đâu.”

Đó là câu đập vào mắt đầu tiên khi mình cầm trên tay quyển sách sẽ giới thiệu cho các bạn ngay sau đây. Một cảm giác rất khó tả và bực bội vì “giá như mình đọc sớm hơn”. Hóa ra trước tới giờ đã sai – quá sai khi viết theo thói quen và bắt chước những cái không đúng. Quan trọng mình nhận ra được để cải thiện kỹ năng bản thân và mong anh chị em cũng vậy.

Cuốn sách gồm 6 chương và ứng mỗi chương mình chỉ trích dẫn những luật phổ biến – thường gặp.

Chương 1: これだけ知っておきたいメール文書の基本

Những điều cơ bản cần phải nắm.

Rule 1: 観点を「私」から「あなた」に変える

Hãy biết nghĩ cho đối phương.

Ví dụ:

悪い：こちらにも都合がありますので、至急ご返事ください
良い：ご多用のところ恐縮ですが、至急ご返事いただければ幸いです。

Rule 3: 返事は２４時間以内にする

Hãy trả lời trong vòng 24 tiếng.

Rule 4: 件名はひと目で内容が伝わるように

Ghi tiêu đề mail phải có nội dung muốn truyền tải.

悪い：議事録を送りします

良い：○○○会議（10月26日）の議事録を送りします

Rule 6: 返事メールで件名は変更しない

Khi mail trả lời thì phải giữ nguyên tiêu đề (dù đối phương có ghi sai cũng giữ nguyên).

Nếu mail auto thêm [Re:] or [Fwd:] thì cái này ok.

Rule 8: 送信者名は「フルネーム＋会社名」を書く

Đối với người không phải trong team hoặc ko thân quen thì phải ghi đầy đủ Full Name + Tên Công Ty.

Rule 9:「宛名→挨拶→本文→結び→署名」の構成を守る

Tuân thủ bố cục mail: Tên người nhận, chào hỏi, phần thân, kết mail, tên mình.

Chương 2: 書く前に必要な準備がある

Những cái cần kiểm tra – chuẩn bị trước khi gửi

Rule 20: メールに不適切な言葉を使わない

Từ ngữ không thích hợp đừng nên dùng.

悪い：ご回答は、なるべく早くお願いします。（Trả lời nhanh dùm tôi）

良い：10日（金）までにご回答いただければ幸いです。(Nếu trả lời cho tôi trc ngày 10 thì tốt quá ah)

悪い：日程変更の件、OKです。

良い：日程変更の件、問題ありません。

悪い：この点を確認してもらえませんか？

良い：この点をご確認いただけませんか？

Rule 22: CCメールの本文には第三者の名前も書くと親切

Nếu ghi cả tên người CC vào phần đầu mail thì sẽ tình thương mến thương. Đặc biệt nếu CC cấp cao hoặc người khó tính mà mình ko ghi tên họ là có chuyện.

Bố cục:

宛名：A様

CC：B部長

Rule 25→28: ファイル添付メール

Cách gửi mail có đính kèm file. Kiểm tra đuôi file phải là dạng phổ biến (excel, word, pdf…) để bên kia mở dc, size (<2M), nhắc người nhận là : tui có gửi kèm cả file đó, để họ để ý mở ra xem kẻo tưởng virut. File quan trọng thì nén lại gửi file 1 mail và password 1 mail khác.

Chương 3: メールだからこそ、短く分かりやすく書く

Chính vì là mail nên càng phải cần viết ngắn gọn, dễ hiểu

Rule 29: 文章ではなく「箇条書き」を原則とする

Đừng viết cả trang dài ngoằng mà hãy phân ra bằng các gạch đầu dòng.

Rule 31: 質問は相手が答えやすいように「箇条書く」で

Nếu trong mail có các câu hỏi thì phải list ra từng dòng riêng cho người nhận dễ nhìn và dễ trích dẫn khi trả lời.

Rule 32: 「明日」や「来週」などではなく「日時」を明記する

Về thời gian thì đừng ghi chung chung là tuần sau hay ngày mai, hãy ghi rõ ngày giờ.

Nguồn: Ký sự BrSE

Website: https://staging.willandway.vn/

Fanpage: @willandway.cowell

CO-WELL Will & Way – Dịch vụ Tư vấn và Tuyển dụng nhân sự chất lượng trong nhiều lĩnh vực, đặc biệt là nhóm Việc làm IT.