Chương 4: 言いにくいことを上手に伝えるコツ

Mail những điều khó nói

Chương này tập trung hướng dẫn cách viết mail khi có xảy ra sai sót phải xin lỗi, hoặc lỗi của đối phương thì mình cũng ko nên nặng lời mà nhắc khéo nhẹ nhàng. Cách báo cáo sếp nếu tình hình không được suôn sẻ, kèm lý do và giải pháp. Phần này hơi dài nên bạn tự tìm hiểu trong sách (link ở cuối bài).

Chương 5: ワンランク上の丁寧なメールの書き方

Cách viết mail lịch sự đúng chuẩn

Rule 56: 回答期限はていねいに伝える

Yêu cầu thời hạn trả lời một cách lịch sự

悪い：お返事はお時間のあるときで結構です。

良い：誠に恐れ入りますが、10月15日（金）までに

ご返事をいただきたくお願い申し上げます (lịch sự của お願いします）

Rule 61: 初めてのメールは「信用第一」で

Những chú ý khi mail lần đầu, trong đó quan trọng nhất là 信用。

Cách chào mở đầu, cách tự giới thiệu, cách viết thân sao cho hợp và cả câu kết cũng phải chuẩn.

Rule 62: 敬語は正しく使えないと意味がない

Dùng kính ngữ phải đúng cách, nếu không sẽ phản tác dụng.

Rule 63: 目上の人に「了解」は不適切

Không dùng 了解 đối với cấp trên.

Nên dùng: 承知しました、かしこまりました。

Chương 6: 見やすい表示とレイアウトを心がける

Format layout sao cho dễ nhìn

Rule 68 : 1行は25文字くらいが適当

1 Dòng chỉ giới hạn tầm 25 chữ, nếu quá thì enter sang dòng mới.

Rule 69: 1ブロックは２～５行としブロック間は１行空ける

1 Block từ 2~5 dòng, giữa 2 block cách nhau bởi 1 dòng trắng (\n)

Trên đây là một vài quy luật ngắn đã được chọn lọc trong từng chương, các bạn nên tìm đọc sách để tìm hiểu kỹ hơn. Nếu thấy khó nhớ quá thì lúc mail các bạn cứ google template mail rồi bắt chước cho nhanh nếu gấp, còn có thời gian rủng rỉnh thì viết từ từ – vừa học thêm dc nhiều từ vựng. Và quan trọng nhất là hãy luôn ở trong tâm thế học hỏi. Ai cũng có mặt mạnh mặt yếu, quan trọng có chịu nhận ra điểm yếu mà khắc phục hay ko.

Google key tìm sách:

メール文章力の基本　大切だけど、だれも教えてくれない77のルール

Nguồn: Ký sự BrSE

Website: https://staging.willandway.vn/

Fanpage: @willandway.cowell

CO-WELL Will & Way – Dịch vụ Tư vấn và Tuyển dụng nhân sự chất lượng trong nhiều lĩnh vực, đặc biệt là nhóm Việc làm IT.